桂林理工大学MTA研究生参加国内外学术会议管理办法

为促进桂林理工大学MTA研究生从事科研活动的积极性，拓宽其学术研究的视野，进一步提高MTA研究生教育的质量，MTA教育中心决定设立专项资金用以鼓励和资助优秀在读MTA研究生参加国内外高水平学术会议；特制定本办法。 

一、申请条件

1、申请人须为桂林理工大学MTA教育中心全日制在读研究生。 

2、拟参加的学术会议应为本学科国内外层次较高，具有一定影响力的学术会议；资助对象原则上应为论文的第一作者；且在会议上做口头报告或Post。学院每年度资助名额数原则上不超过5名。 

3、申请者的论文须已被国内外学术会议主办机构正式接收，有会议组委会正式邀请函。 

4、会议日期必须为MTA研究生毕业之前，拟参加的学术会议主题应与申请者专业领域紧密相关，论文作者第一单位必须是桂林理工大学MTA教育中心。 

二、申请程序

申请人应在接到学术会议邀请函后，于会议召开一个月前向MTA教育中心提出资助申请，具体申请程序如下： 

1、申请者如实填写《桂林理工大学MTA研究生参加国内外学术会议资助申请表》，经导师签署推荐意见后，将相关申请材料提交MTA教育中心。 

2、MTA教育中心组织有关专家对申请材料进行审核，确定参会者名单。 

三、提交材料

1、《桂林理工大学MTA研究生参加国内外学术会议资助申请表》； 

2、外语水平证明，参会论文中英文版（须经导师审核签字）； 

3、会议正式邀请函。邀请函应包括申请人的个人信息、论文信息及参会形式，电子邮件形式的邀请函需由导师签字确认； 

4、会议详细介绍及会议日程安排。 

四、资助经费管理

1、资助经费由学校与导师（课题组）共同承担。学院资助额度为：国内召开的学术会议每人/次不超过2500元；在港澳台地区召开的国际学术会议每人/次不超过3500元人民币；亚洲地区的国际学术会议每人/次不超过4000元人民币；欧洲地区、美洲地区的国际学术会议每人/次不超过8000元人民币，应邀做大会报告的可以适当增加资助额度，但原则上资助额度不超过每人/次10000元人民币。

2、资助经费主要用于MTA研究生参加学术会议的往返交通费、住宿费及会务费，其他费用由申请人自理。 

五、其他

1、参加学术会议的MTA研究生有责任和义务在会议期间积极宣传桂林理工大学MTA教育中心，自觉遵守外事纪律，并按期回校。 

2、MTA研究生返校后，应于一周内将参加学术会议的相关证明材料，交MTA教育中心备案。待学院审核通过后，方可办理报销手续。 

3、申请者将参加会议发生的相关费用的票据（车票及相关发票）提交MTA教育中心办公室，经中心负责人审核同意后，交学校财务处报销。 

4、参加学术会议的MTA研究生应在返校后一个月之内，根据参会论文，给在本专业在校研究生或本科生做一次学术报告。 

六、本管理办法自颁布之日起实施，由桂林理工大学MTA教育中心负责解释。

相关附件：桂林理工大学资助MTA研究生参加国际（内）学术会议申请表

桂林理工大学MTA教育中心  

2014年1月10日 

桂林理工大学资助MTA研究生参加境外学术会议申请表